新益為TPM咨詢(xún)公司概述：設備儀器檔案指在設備儀器規劃、選型、購置（或設計、制造）、安裝、調試、使用維護和技術(shù)改造等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的圖樣、表格、文字、電子文件、聲像等各種載體的文件材料。TPM設備儀器檔案管理在企業(yè)建設的固定資產(chǎn)投資項目和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中有著(zhù)重要作用。

TPM設備儀器檔案管理

一、TPM設備儀器檔案管理重要性

1、設備儀器檔案是固定資產(chǎn)投資項目檔案的重要組成部分，直接關(guān)系到固定資產(chǎn)投資項目的竣工驗收。

設備儀器是單位科研生產(chǎn)項目順利進(jìn)行的重要研究保障條件，在固定資產(chǎn)投資項目中對設備儀器投入占很大比重，設備儀器檔案就成為固定投資項目檔案驗收的重要組成部分?！秶揽萍脊I(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161號）明確指出項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進(jìn)行或者通過(guò)項目竣工驗收。由此可見(jiàn)，做好TPM設備儀器檔案管理至關(guān)重要。

2、設備儀器檔案記載和反映了設備儀器的各類(lèi)信息，對保障設備儀器正常運轉和日后維修保養具有重要的參考意義。

設備儀器檔案不僅包括設備儀器選購的信息記錄、結構、性能、使用、維修及保養方法，還包括了設備安裝、調試、驗收及試運行等過(guò)程的相關(guān)記錄資料。這些設備儀器檔案的建立有助于企業(yè)進(jìn)行設備儀器的維修和保養，及時(shí)從檔案資料中查找信息，發(fā)現問(wèn)題并盡快解決，保障設備儀器正常運行，保證企業(yè)生產(chǎn)工作的順利進(jìn)行。

二、設備儀器檔案管理的不足

1、檔案資料收集不齊全

設備儀器檔案形成于設備儀器采購、開(kāi)箱、安裝調試、驗收等多個(gè)階段，在各階段各職能部門(mén)未能完整、系統地收集各類(lèi)檔案資料，導致移交到檔案室的檔案資料缺項比較多，比如開(kāi)箱資料少于合同約定的資料，設備儀器缺少安裝調試記錄、驗收報告等。

2、檔案資料質(zhì)量不高

部分設備儀器報價(jià)單是以電子郵件或者傳真方式往來(lái)，報價(jià)單無(wú)供應商的蓋章，不符合檔案歸檔的要求；簽訂的合同簽字、蓋章不齊全，日期不填寫(xiě)，不具備法律效應；有些歸檔的資料是凈化紙或熱敏紙等不耐久的載體，有些書(shū)寫(xiě)使用圓珠筆，都不利于檔案的長(cháng)期保存；部分歸檔的檔案資料不是原件，以復印件代替等。

3、檔案資料歸檔不及時(shí)

有關(guān)職能部門(mén)在設備儀器單臺（套）驗收后不能及時(shí)收集、整理、歸檔，檔案資料長(cháng)期散落在相關(guān)采購人員手上，影響整個(gè)項目檔案歸檔的進(jìn)程，影響設備儀器檔案的查找利用；同時(shí)容易造成檔案資料的丟失，影響設備儀器檔案的齊套性。

三、TPM設備儀器檔案管理措施

1、建立健全TPM設備檔案管理制度，貫徹落實(shí)制度。

根據國家檔案局、國防科技工業(yè)局以及集團公司的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理辦法，制定符合本單位情況的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度，明確項目建設單位內部各部門(mén)和參建單位的職責，細化TPM設備檔案管理流程，并宣貫制度，保證在實(shí)際工作中能按制度落實(shí)。在項目開(kāi)工前，根據建設項目的具體情況制定有針對性的歸檔范圍、歸檔要求等，對參建進(jìn)行項目文件管理和歸檔交底。

2、明確職責，建立考核機制

設備儀器要經(jīng)歷規劃、選型、購置（或設計、制造）、安裝、調試、使用維護和技術(shù)改造等階段。不同的階段，各部門(mén)分工不同，職責不同，應明確各自的職責。建立項目檔案資料管理和歸檔考核機制，對項目檔案資料的形成、積累和歸檔情況等進(jìn)行考核。做好各個(gè)階段檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并在單臺（套）設備儀器驗收后及時(shí)將檔案資料移交檔案室。

3、加強過(guò)程控制管理，抓住采購的關(guān)鍵節點(diǎn)

在設備儀器采購前期，采購部門(mén)要做好設備儀器調研、請示等文件資料的收集、整理、歸檔工作。在采購階段，采購部門(mén)應負責收集、整理、歸檔購買(mǎi)設備儀器的招投標文件、合同及技術(shù)協(xié)議等。采購部門(mén)在簽訂合同時(shí)，在技術(shù)協(xié)議里應明確供方提供技術(shù)資料內容、份數、形式和移交時(shí)間等。在設備儀器開(kāi)箱驗收階段，設備儀器的兼職檔案員應參加設備儀器的開(kāi)箱驗收，收集設備儀器隨機資料，并登記在開(kāi)箱單中，確保應歸檔的設備儀器隨機資料能全部及時(shí)歸檔保存。在設備儀器安裝、調試、驗收階段，采購部門(mén)和使用部門(mén)要做好安裝、調試、驗收過(guò)程中檔案資料收集、整理、歸檔工作。

4、加強業(yè)務(wù)指導，開(kāi)展有針對性的培訓

TPM設備檔案管理部門(mén)作為檔案業(yè)務(wù)的主管部門(mén)，應加強對設備儀器檔案管理的監督、指導，應定期監督、檢查相關(guān)文件資料的歸檔情況，嚴格把關(guān)歸檔文件質(zhì)量，確保設備儀器檔案的完整性、準確性、系統性。同時(shí)TPM設備檔案管理部門(mén)要定期開(kāi)展有針對性的培訓，提高采購部門(mén)、資產(chǎn)管理部門(mén)兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)知識和技能，提高設備儀器檔案管理水平。